Исследование: только 25% сотрудников довольны организацией деловых поездок

МОСКВА, 30 июл – РИА Новости.

Организация деловых поездок остается для многих компаний заметной административной задачей, а для сотрудников — источником дополнительных расходов и неудобств. Как показало исследование сервиса "Яндекс Командировки", лишь четверть работников в целом довольны тем, как в их компаниях устроены командировки. При этом значительная часть респондентов отмечает, что существующий порядок бронирования, согласования и компенсации затрат по-прежнему требует доработки.

Опрос, проведенный среди сотрудников и специалистов по HR, показал, что большинство работников в ходе деловых поездок вынуждены оплачивать часть расходов из собственных средств. Это касается не только мелких трат, но и других обязательных статей бюджета, которые затем приходится отдельно подтверждать и возмещать. В результате командировка часто становится для сотрудника не просто рабочей поездкой, а еще и финансово и организационно сложным процессом.

Отдельной проблемой участники исследования назвали подготовку отчетности и контроль расходов. Для HR-специалистов и бухгалтерии это означает дополнительные часы ручной работы, проверку чеков, сверку сумм и обработку документов. Чем больше поездок совершается внутри компании, тем выше нагрузка на ответственных сотрудников и тем больше риск ошибок или задержек при компенсациях.

По мнению обеих групп, наиболее удобной была бы та командировка, в которой все расходы берет на себя работодатель, а оформление происходит максимально автоматически и без лишних согласований. Такой подход, считают респонденты, помог бы снизить нагрузку на сотрудников, ускорить административные процессы и сделать деловые поездки более прозрачными и предсказуемыми. Кроме того, это позволило бы компаниям точнее контролировать бюджет и повышать лояльность персонала.

Согласно результатам опроса, 93% сотрудников оплачивают часть затрат самостоятельно, а 74% отмечают нехватку суточных. Это указывает на то, что действующие компенсационные механизмы во многих компаниях не полностью покрывают реальные расходы в поездках. В итоге вопрос удобной и понятной организации командировок остается актуальным как для работников, так и для работодателей, особенно в условиях, когда компании стремятся оптимизировать внутренние процессы и сократить бюрократию.

В последние годы командировки все чаще становятся не только рабочей необходимостью, но и заметной статьей личных расходов сотрудников. Даже при наличии установленного лимита многие траты выходят за рамки предусмотренного бюджета, а сами поездки нередко требуют дополнительных затрат на месте.

Сверх установленной суммы треть сотрудников тратит деньги на питание, четверть — на такси до аэропорта или вокзала, а почти каждый четвертый — на каршеринг для передвижения по городу. В итоге 40% работников расходуют на одну командировку более 10 тысяч рублей из собственных средств. Такие расходы особенно ощутимы, если поездок несколько в месяц или они связаны с длительным пребыванием в другом городе.

Проблемы возникают не только с оплатой, но и с организацией самой командировки. Специализированные сервисы для бронирования и оформления поездок используют лишь 12% компаний. В большинстве случаев сотрудники вынуждены самостоятельно подбирать билеты и жилье — так поступают 49% работников. Еще 26% делегируют эти задачи ассистентам, а 14% обращаются к тревел-менеджерам. При этом путь от подачи заявки до подготовки итогового отчета отнимает время у 76% сотрудников, что делает командировки еще более трудоемкими и менее удобными.

Контроль за расходами сотрудников в поездках остается для многих компаний непростой задачей: только 7% HR-специалистов видят каждую трату в реальном времени, а у 37% организаций этот процесс вообще не выстроен. В результате перерасход бюджета часто становится заметен уже после окончания командировки, когда повлиять на ситуацию и скорректировать затраты бывает невозможно. Особенно остро эта проблема проявляется в компаниях, где процессы оформления и согласования поездок до сих пор ведутся вручную и не поддерживаются современными цифровыми инструментами. Дополнительные сложности создают разрозненные правила, отсутствие прозрачной отчетности и недостаточная вовлеченность сотрудников в соблюдение тревел-лимитов. Именно поэтому многие HR-специалисты отмечают, что действующая тревел-политика часто не отвечает текущим потребностям бизнеса: эффективной ее считают лишь 37% респондентов, а удобным взаимодействие с сотрудниками по вопросам командировок — только 28%.

В современных компаниях все чаще стремятся сделать деловые поездки максимально удобными и прозрачными, чтобы сотрудники могли сосредоточиться на рабочих задачах, а не на организационных мелочах. На этом фоне и сами работники, и HR-специалисты сходятся во мнении: идеальная командировка должна требовать минимум личных затрат, согласований и ручных действий. По сути, чем меньше времени уходит на оформление и оплату, тем эффективнее проходит сама поездка.

Так, 44% сотрудников считают, что работодатель должен полностью покрывать все расходы — от трансфера до кофе в отеле. Еще 36% предпочли бы оплачивать траты напрямую с корпоративного счета или через B2B-платформу, чтобы не тратить собственные деньги и не ждать компенсации. Среди HR-специалистов наиболее востребованным решением остается автоматизация документооборота: об этом говорят 47% опрошенных. Еще 34% считают важным отказаться от авансовых отчетов и бумажных чеков, которые усложняют процесс и создают лишнюю нагрузку на всех участников.

Дополнительно компании все чаще задумываются о внедрении единых цифровых сервисов для командировок, где можно собрать в одном месте все необходимые услуги — от бронирования до отчетности. Такой формат поддерживают 53% респондентов, а более половины опрошенных (52%) готовы использовать его не только для поездок, но и для организации деловых встреч, участия в конференциях и других рабочих мероприятий. В результате командировка превращается из сложной бюрократической процедуры в удобный и предсказуемый рабочий инструмент.

На фоне роста деловой активности и изменения форматов работы сервис «Яндекс Командировки» провел исследование, чтобы лучше понять отношение сотрудников и HR-специалистов к служебным поездкам. В опросе приняли участие 1 тысяча респондентов из городов с населением более 1 миллиона человек, что позволило получить достаточно широкий и репрезентативный срез мнений. Подобные исследования помогают компаниям точнее оценивать потребности персонала, планировать командировки и учитывать актуальные ожидания рынка труда.

В рамках исследования анализировались как взгляды сотрудников, так и позиция специалистов по подбору и управлению персоналом. Такой подход позволяет сравнить, насколько совпадают ожидания работников и кадровых служб, а также какие аспекты деловых поездок вызывают наибольший интерес или сложности. В крупных городах, где бизнес-процессы развиваются особенно активно, тема командировок остается важной частью корпоративной культуры и системы организации труда.

Итоги опроса могут быть полезны компаниям, которые стремятся сделать деловые поездки более удобными, прозрачными и эффективными для всех участников процесса.

Источник и фото - ria.ru