В ГД рассказали, в каких случаях можно использовать бумажную трудовую

Вопрос сохранения бумажных трудовых книжек остается актуальным в контексте цифровизации трудовых отношений и перехода на электронные документы.

В 2026 году возможность продолжать использовать бумажную трудовую книжку будет предоставлена исключительно тем работникам, которые ранее сознательно приняли решение сохранить именно этот традиционный формат. Об этом в интервью РИА Новости сообщила Екатерина Стенякина, член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов.

Ранее, до 31 декабря 2020 года, все уже трудоустроенные сотрудники должны были определиться с форматом ведения своей трудовой книжки — выбрать между привычной бумажной версией и электронной. Для оформления такого выбора работник подавал работодателю письменное заявление в свободной форме. Если сотрудник отдавал предпочтение электронному варианту и отказывался от бумажного документа, работодатель выдавал ему бумажную трудовую книжку на руки под подпись, подтверждая отказ от бумажного формата.

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки стал обязательным для новых работников, а сохранение бумажного варианта возможно лишь для тех, кто сделал осознанный выбор до конца 2020 года. Эта мера направлена на упрощение учета трудовой деятельности и повышение прозрачности данных, но при этом учитывает права работников, предпочитающих традиционную форму. В будущем цифровизация трудовых документов будет способствовать более эффективному взаимодействию между сотрудниками, работодателями и государственными органами.

В последние годы процесс оформления трудовых отношений значительно трансформировался благодаря цифровизации, что существенно облегчило работу кадровых специалистов и повысило удобство для работников. С 2021 года при приеме на работу кадровики обязаны оформлять трудовые книжки исключительно в электронном формате. Тем не менее, существуют определённые исключения: если сотрудник предпочитает сохранить бумажную версию своей трудовой книжки, работодателю всё равно необходимо вести её в привычном бумажном виде.

Важно отметить, что выбор бумажной трудовой книжки сохраняет свою юридическую силу, и при трудоустройстве на новое место работы работодатель обязан продолжать вести бумажный документ. При этом, несмотря на предпочтение бумажного формата со стороны работника, специалист по кадрам обязан одновременно вносить все сведения о сотруднике и в электронную систему. Такая двойная фиксация данных обеспечивает сохранность информации и удобство её использования в будущем.

Таким образом, переход на электронные трудовые книжки не отменяет права граждан на бумажный формат, а лишь дополняет его, создавая более гибкую и современную систему учёта трудовой деятельности. Это нововведение способствует прозрачности и оперативности в управлении персоналом, а также облегчает взаимодействие между работодателями и государственными органами. В конечном итоге, цифровизация трудовых книжек отражает общий тренд на внедрение инновационных технологий в сферу трудовых отношений, что положительно сказывается на развитии рынка труда в целом.

Внедрение цифровых технологий в сферу трудовых отношений направлено на создание единой и удобной информационной базы, которая значительно упрощает учет и хранение данных о профессиональной деятельности работников. Это позволяет обеспечить прозрачность и оперативность в ведении трудовых записей, а также повысить уровень защиты информации. При этом сотрудник всегда сохраняет право изменить свое решение и отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в пользу электронной версии. В таком случае все сведения о его трудовой деятельности будут аккуратно и надежно фиксироваться в электронной трудовой книжке, что гарантирует удобство доступа и сохранность данных, — пояснила Стенякина.

Она также подчеркнула важный момент: если работник подал заявление на получение сведений о трудовой деятельности в электронном формате и получил бумажную трудовую книжку с закрывающей записью, то возврат бумажного документа обратно уже невозможен. Это связано с тем, что электронная трудовая книжка становится основным и официальным источником информации о трудовом стаже и изменениях в карьере сотрудника.

Таким образом, переход на цифровой учет трудовой деятельности не только способствует модернизации кадрового делопроизводства, но и предоставляет работникам гибкие возможности выбора формата ведения своих трудовых данных. В будущем такая система будет способствовать более эффективному взаимодействию между работодателями, сотрудниками и государственными органами, обеспечивая надежность и доступность информации в любое время.

В современном трудовом законодательстве четко закреплены правила ведения трудовых книжек, и возврат к бумажному формату уже не предусмотрен. Переход на электронные трудовые книжки стал важным шагом в цифровизации кадрового учета, направленным на упрощение и повышение прозрачности процессов. Однако, если работодатель все же согласится принять обратно бумажную трудовую книжку, следует учитывать, что любые новые записи, сделанные в ней, могут быть признаны недействительными. Это связано с тем, что законодательство ориентировано на использование электронных систем для учета трудового стажа и истории работы. В таких случаях работодателю придется вносить изменения в кадровые документы и подавать исправленные отчеты в Пенсионный фонд России (ПФР), что создаст дополнительные административные сложности. Кроме того, если работник изначально выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, возврат к бумажному формату для него уже невозможен, что подчеркивает необратимость перехода на цифровые технологии в этой сфере. Таким образом, переход на электронные трудовые книжки является не только технологическим новшеством, но и важным элементом модернизации трудового законодательства, направленным на повышение эффективности и надежности учета трудового стажа, - резюмировала парламентарий.

Источник и фото - ria.ru